Generalforsamling under Covid-19

Idræt & Folkeoplysning har modtaget en del henvendelser fra foreninger med spørgsmål om, hvordan og hvorledes man skal forholde sig til en generalforsamling, under de gældende Covid-19 restriktioner.

Vi håber at nedenstående gode råd til aflysning, udsættelse og indbydelse til ny generelforsamling kan give svar og vejledning på jeres spørgsmål.

1. Kan foreningen udsætte en allerede indkaldt generalforsamling?
   Ja, bestyrelsen er i den foreliggende situation berettiget til at udsætte generalforsamlingen, da der er forsamlingsforbud på 5 personer. 
   
   
2. Gælder det alle generalforsamlinger?
   Generalforsamlinger i nedlukningsperioden skal udsættes medmindre der står i foreningens vedtægt, at man kan afvikle den digitalt. Derimod bør man foreløbig afvente situationens udvikling før der tages stilling til, hvornår det er muligt at gennemføre den.
   
   
3. Hvilken betydning har det, hvis vedtægternes regel om, at generalforsamlingen skal afholdes inden en bestemt dag, f.eks. i marts, ikke kan overholdes?
   Det har ingen betydning. Der er ganske vist tale om en formel mangel, men dirigenten må på den udsatte generalforsamling konstatere, at der er en saglig grund til, at fristen ikke kunne overholdes (force majeure), og fejlen er derfor ikke væsentlig, og den udsatte generalforsamling er derfor lovlig og beslutningsdygtig.
   
   
4. Hvornår skal den udsatte generalforsamling afholdes?
   Den skal afholdes hurtigst muligt efter at situationen gør det muligt.
   
   
5. Skal vi indkalde på ny selvom vi allerede har indkaldt en gang til den ordinære generalforsamling?
   Ja. Selvom den allerede indkaldte generalforsamling blot er udsat (udskudt), er der tale om en ”ny” ordinær generalforsamling, og der skal derfor ske indkaldelse på ny med overholdelse af vedtægternes indkaldelsesfrist og –måde. Medlemmer kan fremsætte forslag efter vedtægternes regel for, hvor lang tid før generalforsamlingen sådanne forslag skal være modtaget. Forslag, der var indsendt til den ikke afholdte generalforsamling, skal behandles.
   
   
6. Kan vi vælge at afholde generalforsamlingen digitalt i stedet for som et fysisk møde, og derved undgå at udsætte generalforsamlingen?
   Nej. Der kan kun afholdes digital generalforsamling, hvis det fremgår af vedtægterne.
   
   
7. Skal vi indkalde nu til generalforsamling, som vi efter vedtægterne skal holde f.eks. i april, selvom vi ikke ved, om vi kan afholde den?
   Vi anbefaler, at der indkaldes når nedlukningen ophører og det igen er muligt at samles. I skal på det tidspunkt stadig overholde varslingsfristen.
   
   
8. Kan vi indkalde til generalforsamlingen uden at sætte dato på, men anføre at det tidligst bliver en bestemt dato, og at der kommer nærmere information om den endelige dato.
   Nej. Vedtægternes krav til varslingsperiode skal opfyldes, så generalforsamlingsdatoen skal fastlægges med en frist, der opfylder varslingsreglen (f.eks. 4 uger før generalforsamlingen).
   
   
9. Kan bestyrelsen bare fortsætte selvom nogle af bestyrelsesposterne skulle være besat ved nye valg på den nu aflyste generalforsamling?
   Ja. Den siddende bestyrelse fortsætter indtil den udsatte generalforsamling har været afholdt. Bestyrelsen bør dog i denne periode agere mere forsigtigt, så den ikke træffer andre beslutninger end dem, som hører til almindelig drift eller er uopsættelige beslutninger.
   
   
10. Kan bestyrelsen agere ud fra forslag, der kunne forventes at være vedtaget, på den ikke afholdte generalforsamling?
    Nej. Har bestyrelsen f.eks. foreslået, at kontingentet skal sættes op, kan der ikke opkræves efter dette forslag før den udsatte generalforsamling har været afholdt og har godkendt forslaget.
    
    
11. Hvordan skal dagsordenen være for den udsatte generalforsamling?
    Dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne foreskriver skal behandles på en ordinær generalforsamling, og andre emner, som ønskes behandlet. Der skal således ske godkendelse af årsregnskab, og der aflægges beretning. Den sædvanlige årsberetning kan suppleres med bemærkninger om perioden op til den udsatte generalforsamling.
    
    
12. Hvad skal vi svare, hvis der bliver spurgt til, om medlemmerne får noget af kontingentet refunderet, fordi der har været en periode, hvor der ikke var aktivitet som følge af Covid-19?
    I kan svare, at der ikke betales noget tilbage. Et kontingent er udtryk for en betaling for medlemskabet af foreningen, og er ikke bare betaling for en bestemt mængde træning, kampe mv.

Hvis foreningen overvejer at afholde generalforsamlingen elektronisk så læs mere om sådan en løsning på nedenstående link.

Link til artikler: https://frivillighed.dk/kurser/digital-generalforsamling-kan-vi-det-og-hvordan-gratis-webinar

Skal vedtægtens paragraf om afholdelse af generalforsamling ændres?

DGI Jura har udarbejdet anbefalinger og forslag til en supplerende paragraf til foreningsvedtægter om digital generalforsamling, som kan bruges, når det ikke er muligt at holde en fysisk generalforsamling. Læs mere på nedenstående link.

Link til artiklen: https://www.dgi.dk/foreningsledelse/artikler/forslag-til-paragraf-om-digital-generalforsamling